Slacking in the library

Il y a quelques mois, des collègues ont exprimé le désir d’une solution de discussion informelle et de collaboration en ligne. Étant considéré comme un gros nerd le spécialiste local des nouveaux outils, je me suis chargé de voir ce qui se faisait dans le domaine.

Après consultation de mes contacts Twitter, j’ai jeté un oeil aux outils suivants : Slack, Basecamp, Yammer, et (plus tard) Quip. Nous avons finalement décidé de tester le premier de la liste. Après une très brève présentation des autres, voyons ce que Slack vaut dans le contexte d’une bibliothèque comptant dix-huit collaborateurs.

« She’s touring the facilities… »

Yammer

Le plus gros appartient à Microsoft. Ses canaux de discussion sont similaires à ceux de Slack, mais par défaut l’application se destine à l’ensemble d’une institution (donc de l’Institut, vs la Bibliothèque). Toute personne possédant une adresse e-mail du domaine de l’institution (y compris les étudiants) aurait pu s’y connecter. C’est compréhensible pour une entreprise lambda, mais dans notre contexte, ça fait moyennement envie[1].

Le gag, c’est que j’ai découvert à cette occasion que quelqu’un avait déjà créé une plateforme Yammer pour l’IHEID : le service de la communication, qui ne l’a apparemment jamais utilisée par la suite. Quelques autres geeks lambda de l’Institut ont dû, comme moi, tomber dessus par hasard. Comme nous n’avions pas vraiment l’intention de nous étaler « en public », cette piste a été rapidement abandonnée.

Dernière remarque : Microsoft a récemment (décembre 2016) intégré Yammer à sa suite Office 365 pour en faire un outil collaboratif inclusif (Microsoft Teams). Ca pose évidemment plein d’autres problèmes aux institutions. Ca aura certainement du succès dans certaines boîtes, mais clairement pas chez nous, puisque nous n’utilisons pas W365.

Basecamp

Le deuxième outil étudié paraît très approprié à la gestion d’un projet spécifique, mais de nombreux éléments ne sont pas disponibles dans la version gratuite. Comme le budget de la bibliothèque ne va pas exactement croissant[2], c’est clairement non. De plus, il ne répondait pas vraiment au premier objectif (communication informelle), ce qui est éliminatoire. Cela dit, il a vraiment l’air très bien conçu, et je vous encourage à y jeter un oeil.

Quip

Cet outil est centré sur les documents, et la conversation s’engage autour de ceux-ci. Ça ne correspondait pas vraiment à nos besoins, mais c’est une solution qui a l’air très intéressante, et que je vous recommande donc fortement d’étudier en fonction des vôtres.

Framateam

Celui-ci m’a (évidemment, diront certains) été suggéré par Raphael Grolimund, de l’EPFL, mais nous n’avons pas la possibilité d’installer nos propres logiciels. Son adoption aurait donc nécessité l’intervention du service IT (déjà extrêmement surchargé) et des délais que nous avons préféré éviter. J’y jetterai certainement un oeil par curiosité personnelle, mais là encore, c’est éliminatoire. Dommage.

Hangouts chat

Cette solution de Google mérite d’être mentionnée. Actuellement en bêta fermée, elle veut imiter Slack en créant des canaux de discussion avec chatbot dans l’environnement G-suite (ex-Google Apps). Je n’ai évidemment pas pu la tester, mais comme nous avons un environnement G-suite à disposition professionnellement, ce sera peut-être une piste prochainement.

« … and picking up slack »

Slack est donc l’outil que nous avons décidé de tester en conditions réelles. Un peu de vocabulaire d’abord : to slack, en anglais, c’est bâcler son travail, glander, bref, ne pas bosser sérieusement.[3]

Cet outil vise à remplacer l’e-mail. Ca me paraît difficile, mais il peut effectivement jouer ce rôle en partie pour la communication interne. Sa fonctionnalité de base est la création de canaux de discussion façon « chat »[4], auxquels les collaborateurs peuvent participer en fonction des projets sur lesquels ils travaillent.

Il est également censé favoriser la collaboration en intégrant de multiples outils de productivité, de G-Suite à des apps à la mode. Je ne savais pas au départ quel importance ce point aurait pour nous : bien que l’Institut utilise la suite Google, nous exploitons rarement cette possibilité, et travaillons de préférence avec des documents traditionnels sur un disque partagé.

« I want a girl with the right allocations »

Premier point positif : le nombre de canaux n’est pas limité, et le nombre de collaborateurs non plus, même en version gratuite. Bon, j’exagère : techniquement, il y a des limites, mais elles sont assez élevées (des milliers) pour que vous ne les remarquiez jamais. Le nombre de messages conservés est de 10’000, ce qui devrait également suffire pour quelques temps. Une recherche intégrée est disponible, ce qui ne fait pas de mal. Cela dit, ne considérez donc pas que c’est une manière pérenne de conserver de l’information. C’est du chat, de l’échange informel quotidien, et c’est déjà pas mal.

La version gratuite propose en bonus 5go d’espace de stockage pour les fichiers partagés, et la possibilité d’effectuer des appels  vidéo, ce que je n’ai pas testé (nous ne sommes pas équipés et nous travaillons généralement sur un seul site). Il existe également des applications pour Android, iOS, Windows et OSX, qui fonctionnent très bien (en tout cas pour Android).

Oui, mais.

Quelques points pratiques au passage. Pour que Slack fonctionne au mieux, il faut activer les notifications individuellement. Ca nécessite d’expliquer le fonctionnement de l’application aux collaborateurs, et de régler plusieurs fonctionnalités auprès de chacun. Pas trop compliqué, pas surprenant, mais quand même : en fonction de la litératie numérique de vos collaborateurs, la mise en place peut être plus ou moins longue.

Ces notifications peuvent être désactivées en-dehors des heures de travail pour l’ensemble de l’équipe… mais nouveau problème : le fuseau horaire par défaut est celui de la Californie, et chaque utilisateur doit aller le corriger individuellement. Il est impossible de fixer un fuseau par défaut pour l’équipe. Pour une entreprise mondiale, c’est logique – pour une bibliothèque, un peu moins.[5]

Nous avons également testé quelques options/applications complémentaires : l’intégration de Google Docs bien sûr, ainsi que l’abonnement à des flux RSS. Les applications intégrées de la version gratuite sont limitées à 10.
Vu leur utilisation par ligne de commande (qui ne surprendra pas les anciens utilisateurs d’IRC), je n’ai pas trop poussé mes collègues dans ce sens, même si j’en ai testé quelques-unes pour la forme. Rien d’indispensable pour nos besoins, a priori, mais sachez que nombre de vos applications de productivité préférées peuvent y être connectées (plus d’une centaine).

C’est en slackant qu’on devient slacker

Le démarrage a été relativement lent. Les premiers jours, j’ai d’abord invité quelques personnes que je considérais plus geeks que la moyenne. C’était une erreur : d’une part, ces personnes n’appartiennent quand même pas à la culture chat et social media, et d’autre part un outil de ce genre fonctionnera beaucoup mieux si les utilisateurs sont plus nombreux. Ainsi, rien ou presque n’a été proposé durant cette période. J’ai donc tenté la stratégie inverse : inviter tous les collaborateurs de la bibliothèque pour créer une « masse critique » menant idéalement à une conversation.

Canal ++

Seuls deux canaux sont activés par défaut pour tout le monde : general et random. Nous avons commencé par créer un canal pour chaque service de la bibliothèque : acquisitions (print), archives, atelier, bulletinage, desk, electron, formations, multimedia (non-livres), peb (prêt entre bibliothèques), selections, socialmedia.

Plus tard se sont ajoutés des canaux liés à des projets et activités spécifiques : bibliographies (syllabi), impact, openaccess, rapportactivite, scholarlycomm. Après quelques semaines, nous sommes montés jusqu’à 21 canaux. Est-ce trop ? Absolument, mais il était important de tester largement, avant de recentrer les choses en fonction d’usages réels et pas d’idées préconçues.

Pour permettre à chacun de se lancer, j’ai commencé par donner quelques conseils d’utilisation dans le canal général, et par inviter les collaborateurs dans les canaux qui les concernaient directement. Suite à cela, les utilisateurs ont pu sélectionner d’autres canaux qu’ils souhaitaient rejoindre. L’administrateur peut en revanche inviter les utilisateurs dans les canaux qu’il juge pertinents pour eux.

Les canaux sont forcément classés par ordre alphabétique, et jusqu’à récemment, ils ne pouvaient comporter que des caractères de base, non-accentués. Heureusement, ce point a changé… la semaine dernière.

« She is fast, thorough, and sharp as a tack »

Certains ont rapidement fait du shopping et se sont inscrits à des canaux dont le sujet les intéressait plus indirectement. Premières discussions privées également : demandes d’aide ou explications relatives à Slack, test d’applications intégrées, etc. Notons que j’ai été surpris par l’identité des personnes les plus assidues, mais pas par celle des personnes estimant d’avance que ça ne servait à rien.

Plusieurs usages actifs principaux se sont vite dégagés :

  • le partage de micro-infos factuelles (problèmes techniques, disponibilités de salles, abonnements ou suppressions, etc.)
  • les questions et suggestions lancées aux collaborateurs en général ou à des groupes/canaux particuliers
  • le partage d’articles ou autres ressources liées au sujet du canal concerné.

Un problème inattendu à noter quand même : sur le bistro (canal « random »), un léger accrochage suite à une proposition de collègue qui déplaisait à d’autres. Rien de bien grave, mais là encore, le manque de culture « chat » peut faire courir des risques. Si vous êtes celle qui propose l’utilisation de cet outil, pensez à préparer le terrain.

Après 4 mois

Très récemment, nous avons souhaité tirer un bilan de cette expérience. Sur 19 collaborateurs, huit ont participé à une réunion facultative sur le sujet. Comme c’était un vendredi matin, j’ai trouvé ce nombre plutôt encourageant (magie des temps partiels). La plupart des participants (à une exception près) ont trouvé cet outil très complémentaire à l’e-mail, et son abandon n’est donc pas envisagé.

Parmi les éléments qui ont beaucoup plu : pourvoir se tenir au courant de ce qui se passe dans le reste de la bibliothèque. C’est bête, mais même dans une petite institution, tout le monde ne sait pas ce qui préoccupe ses voisins. Cette information moins ciblée que les mails exclusifs permet donc (pour autant qu’on s’y intéresse) de renforcer l’esprit d’équipe ou la compréhension entre services.

Les canaux en revanche ont été revus. L’usage[6] a montré que les petits services (2-3 personnes : PEB, archives, atelier) n’en avaient pas l’utilité. Leurs canaux de discussion ont donc été supprimés. Certains canaux thématiques ont également été fusionnés ou supprimés. Nous avons donc réduit leur nombre à 14.

L’intégration des fils RSS a finalement été jugée peu pertinente : ça prend beaucoup de place pour pas grand-chose. Ils ont donc été retirés de la plupart des canaux. Un canal est réservé à quelques-uns d’entre eux, et pour le reste, on fera confiance aux curateurs humains pour partager les choses les plus intéressantes.

Slack
Slack BIHEID, canal général. Étonnamment, personne n’est connecté à 19h30.

Le bilan en deux mots (TL;DR)

L’effet de Slack n’est à ce jour pas révolutionnaire, mais il change nos habitudes. L’information circule mieux, plus simplement, et l’utilité des fonctionnalités de base de cet outil sont évidentes. Là où Slack a un intérêt encore supérieur, c’est pour les personnes s’adonnant au télétravail, voire simplement à temps partiel. Les retours sont vraiment positifs, et les bibliothécaires concernés ont moins l’impression d’avoir raté des informations en leur absence de la bibliothèque.

J’ai l’impression que la taille de l’institution est importante. Trop grosse et ce sera le bordel. Trop petite, et l’outil sera simplement inutile. Je dirais à vue de nez qu’entre 10 et 50 personnes, ça doit pouvoir bien tourner.

Enfin, il faut bien réaliser que c’est avant tout un outil de communication, et pas de gestion de projet. Il peut s’inscrire dans cette démarche à travers les applications, mais je n’en ferais pas le point central. Il y a d’autres outils meilleurs que lui pour ça.

Je serais ravi d’avoir des retours d’expérience d’autres utilisateurs sur cet outil, sur d’autres, voire sur des applications intégrées avec succès ou pas. N’hésitez pas à m’envoyer un message sur Twitter ou ici pour en discuter.


1. Lire : pas du tout.

2. Lire : vraiment pas.

3. D’où le titre du billet et le choix d’illustration. Celle-ci est extraite de  cette affiche de propagande américaine de la deuxième guerre mondiale.

4. Non, pas miaou. Tchat.

5. Vous entendez cet euphémisme ?

6. Lire: l’absence d’usage.

PS: Les titres de section en anglais sont extraits de « Short skirt / long jacket » – un tube de Cake que j’écoute beaucoup trop en ce moment.

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